Belajar database di Microsoft Access Bab 1

CARA / LANGKAH MEMBUAT SURAT DI ACCESS

Ada 4 (empat) langkah dalam pembuatan Aplikasi Surat Masuk dengan Microsoft Access, yaitu :

1. Membuat Tabel
2. Membuat Query Antar Tabel
3. Membuat Reports Hasil Query
4. Membuat Form Aplikasi Surat Masuk

Baiklah sahabat semua saatnya membuka Microsoft Acces, dan ikuti penjelasan secara seksama dibawah ini :

I. Membuat Tabel

Untuk membuat Aplikasi Surat Masuk, disini kita akan menggunakan beberapa tabel yang nantinya akan saling terkait dan memberikan informasi satu sama lain, disini ada 4 (empat) tabel yang kita siapkan yaitu sebagai berikut (diharapkan langsung dipraktekkan) :

1. Tabel Asal Surat atau tabel yang berisi nama intansi/kantor/perorangan yang mengirimkan surat kepada kantor kita, caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Savedengan nama tabel Tbl_Asal_Surat. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :

2. Tabel Nama Pegawai atau pegawai yang menerima disposisi surat, caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Savedengan nama tabel Tbl_Nama_Pegawai. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :

3. Tabel Sifat Surat, tujuannya untuk mengelompokkan surat yang masuk berdasarkan sifat surat tersebut hal ini bisa dijadikan sebagai pengingat kepada penerima disposisi surat tersebut untuk menghindari keterlambatan atau lupa dalam melaksanakan isi disposisi surat tersebut. Caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Savedengan nama tabel Tbl_Sifat_Surat. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

lalu isi data di tabel tersebut seperti contoh dibawah ini :

4. Tabel Surat Masuk, tabel inilah yang menjadi inti dari tabel yang sudah kita buat sebelumnya dan nantinya semua data yang kita input akan ada disini semua. Caranya Create Table lalu klik View jangan lupa di Savedengan nama tabel Tbl_Surat_Masuk. Untuk Field Name dan Data Type adalah seperti gambar dibawah ini :

Perhatikan beberapa hal berikut untu Data Type :

• Tanggal Masuk/Tanggal Surat dimana Data Typenya adalah Date/Time, maka untuk Format tanggalnya yang kita gunakan adalah Medium Date.
• ID Asal Surat Masuk untuk Data Typenya adalah Lookup Wizard lalu akan muncul Form Lookup Wizard jika tanda yang dilingkari berwarna biru ada di I Want the lookup …. langsung klik Tab Nextlalu pilih Tbl_Asal_Surat lalu Tab Nextuntuk Selected Fields klik saja tanda >>  lalu klik Tab Nextdan untuk Ascending pilih Id_Asal_surat selanjutnya klik Tab Next, hilangkan tanda centang di Hide key column selanjutnya bisa langsung klik Tab Finish.
• ID Disposisi/ID Sifat Surat untuk caranya sama seperti ID Asal Surat Masuk bedanya adalah memilih Tabelnya.

———————————————————– iloveomiyan ———————————————————–

II. Membuat Query Antar Tabel

Setelah tabel terbentuk kita melangkah membuat sebuah Query, dimana query ini berfungsi untuk menjalankan perintah atas suatu data yang ingin kita cari. Query yang dibuat akan melibatkan satu atau lebih dari tabel yang kita buat sebelumnya dengan menghubungkan data yang sama misalkan ID atau Nama.

1. Query Mencari Asal Surat, query ini berfungsi untuk mengetahui surat-surat yang masuk dari satu intansi/kantor/perorangan asal pengirim surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Asal Surat dan Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Asal_Surat dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

- Garis penghubung diatas sebenarnya yang muncul pertama kali adalah antara Id_Asal_Surat yang di Tbl_Asal_Surat dan Tbl_Surat_Masuk namun penulis sengaja mengganti dengan Nama_Pengirim di kedua tabel tersebut.

- Setelah itu lakukan cara seperti gambar berikut ini dengan cara mengklik isi data yang ada di kedua tabel tersebut tapi dengan catatan harus sama dengan contoh gambar :

Klik perbesar gambar

Catatan : Tepat dibawah Nama_Pengirim dibagian Criteria coba masukkan perintah :

[Masukkan Nama Pengirim Surat]

Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan Nama Pengirim Surat] selanjutnya klik RUNatau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan Nama Pengirim surat dimaksud.

2. Query Mencari Disposisi Surat, query ini berfungsi untuk mengetahui nama pegawai yang menerima disposisi surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Nama Pegawai dan Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Nama_Pegawai dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

- Perhatikan garis penghubung diatas, ini garis yang muncul pertama kali yaitu antara Id_Disposisi yang di Tbl_Nama_Pegawai dan Tbl_Surat_Masuk.

- Selanjutnya lakukan cara yang sama seperti cara sebelumnya yaitu dengan mengklik setiap data yang ingin dimunculkan, perhatikan gambar :

Klik perbesar gambar

Catatan : Tepat dibawah Id_Disposisi dibagian Criteria coba masukkan perintah :

[Masukkan ID Disposisi Pegawai]

Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan ID Disposisi Pegawai] selanjutnya klik RUNatau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan ID dari pegawai yang menerima Disposisi.

3. Query Mencari Sifat Surat, query ini berfungsi untuk sifat surat yang kita input dengan tujuan jika terdapat surat yang penting tidak terjadi keterlambatan dalam memproses surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan adalah Tabel Sifat Surat dan Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih Tbl_Sifat_Surat dan Tbl_Surat_Masuk, dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

- Selanjutnya lakukan cara yang sama seperti cara sebelumnya yaitu dengan mengklik setiap data yang ingin dimunculkan, perhatikan gambar :

Catatan : Tepat dibawah Sifat_Surat dibagian Criteria coba masukkan perintah :
[Masukkan Sifat Surat]

Sekarang kita test, caranya ketika selesai memasukan perintah [Masukkan Sifat Surat] selanjutnya klik RUNatau View maka akan muncul sebuah form Enter Parameter Value yaitu kita diharuskan memasukkan Sifat surat tersebut.

4. Query Cetak Surat Masuk, query ini berfungsi untuk mencetak surat masuk yang sudah kita input sebelumnya. Query yang akan kita buat dengan menentukan tanggal inputan surat tersebut. Dalam membuat query ini tabel yang dilibatkan hanya Tabel Surat Masuk.

Adapun caranya adalah sebagai berikut :

- Klik Tab Create lalu pilih Query Design dan akan muncul Form Show Table, pilih  Tbl_Surat_Masuk, dan klik semua isi Tbl_Surat_Masuk tapi untuk kolom Id tidak kita masukkan dan hasilnya seperti gambar dibawah ini :

Catatan : dikarenakan kita akan mencetak Surat Masuk berdasarkan tanggal artinya kita bisa menentukan tanggal mana aja yang ingin kita cetak maka tepat dibawah Tanggal Masukdi Criteria masukkan perintah :

Between [Masukkan Tanggal Awal] And [Masukkan Tanggal Akhir]
Ketika kita test, tanggal yang dimasukkan berformat mm-dd-yy atau mm-dd-yyyy.

III. Membuat Reports Hasil Query

Setelah query selesai kita buat maka untuk membuat Reports menjadi lebih mudah, karena untuk membuat sebuah reports pada dasarnya dari query yang kita buat sebelumnya.
Caranya mudah yaitu sebagai berikut :

Arahkan kursor ke salah satu query misalkan Query Asal Surat selanjutnya klik Create lalu pilih Report, akan muncul sebuah permintaan seperti yang kita buat di Query tersebut, abaikan saja langsung saja pilih OK maka akan muncul sebuah tampilan report dan selanjutnya tinggal kita mendesign tampilan Report yang ingin kita tampilkan. Untuk mengubahnya klik View lalu pilih Design View.

———————————————————– iloveomiyan ———————————————————–

Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 2)

Sebelum melangkah membuat Form dan tombol yang membantu dalam mengimput data di Aplikasi Surat masuk terlebih dahulu kita mengedit tabel Surat Masuk (perhatikan Tbl_Surat_Masuk), sekarang ubah menjadi seperti gambar dibawah ini :

Perhatikan perubahan isi tabel yang berwarna kuning.

Selanjutnya Isi data tabel-tabel seperti gambar berikut ini :

Tabel Nama Pengirim Surat

Tabel Nama Pegawai/Penerima Disposisi

Tabel Sifat Surat

Selanjutnya membuat sebuah Query (belum dibahas pada bag.1) dimana query ini berfungsi sebagai perintah Print/Cetak atas sebuah surat disposisi yang sudah kita simpan sebelumnya, dan formnya tersebut nantinya kita tempel dengan dokumen surat tersebut.

Caranya sama seperti membuat query yang sudah saya bahas di Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 1) dan tabel yang kita gunakan adalah tabel Tbl_Surat_Masuk

Perhatikan gambar berikut ini :

Penjelasan :

Semua sub judul di Tbl_Surat_Masukakan ditampilkan semua dalam form Cetak surat nantinya makanya di querynya dimunculkan semua (perhatikan gambar).

———————————————00000———————————————

Adapun yang akan kita lakukan di edisi Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 2) adalah :

1. Membuat Form Surat Masuk
2. Drag and Drop Tabel Surat
3. Membuat Code Builder
4. Membuat Tombol Perintah

Tanpa menunggu lebih lama lagi kita akan melakukan cara pertama :
1. Membuat Form Surat Masuk

Caranya persis yang saya lakukan di postingan yang berjudulTips Microsoft Access : Membuat Form Data dan Foto (perhatikan Langkah Kedua).

Artinya kunci dalam membuat form tersebut ada di Tbl_Surat_Masuk

Jika masih bingung caranya adalah Arahkan cursor di Tbl_Surat_Masuk lalu creat Form (Multiple Form).selanjutnya pilih Design View untuk mengedit tampilan. Kemudian klik Add Existing Fields untuk menampilkan  sub judul Tbl_Surat_Masuk, selanjutnya lakukan langkah kedua seperti postingan Tips Microsoft Access : Membuat Form Data dan Foto.

2. Drag and Drop Tabel Surat

Dalam melakukan Drag and Drop haruslah berurutan jika tidak maka ketika kita menekan Tab untuk berpindah kolom pengisian, ms access akan membacanya sesuai urutan data yang dimasukkan bukan berdasarkan urutan tabel.

Perhatikan gambar dibawah ini :

Form Aplikasi Surat Masuk

Yang saya maksudkan berurutan dalam melakukan drag and drop adalah setelah Nomor_Agenda selanjutnya Tanggal_Masuk, Id_Asal_Suratdst.

Harap diperhatikan :

• Id_Asal_Surat kita ubah/rename menjadi Nama Pengirim Surat
• Id_Disposisi_Surat kita ubah/rename menjadi Disposisi Surat

Jangan lupa Form tersebut kita berinama Form Aplikasi Surat Masuk

3. Membuat Code Builder

Sebelum membuat CODE BUILDERperhatikan :

Perhatikan Form Aplikasi Surat Masuk!!

Code Builder adalah sebuah kode yang kita buat untuk memudahkan sebuah pekerjaan menjadi lebih mudah karena kita tidak melakukan pengetikkan ulang karena data sebelumnya sudah kita persiapkan, adapun yang kita berikan kode tersebut adalah dalam membuat :

a. Nama Pengirim Surat Secara Otomatis

Tepat di Kotak Id_Asal_Surat , klik kanan selanjutnya pilih Build Event lalu pilih Code Builder lalu ubah BeforeUpdate menjadi AfterUpdate lalu masukkan kode berikut ini :

Private Sub ID_Asal_Surat_AfterUpdate()
‘Memunculkan Nama Pengirim Surat
    Me.Nama_Pengirim = ID_Asal_Surat.Column(1)
End Sub

Perhatikan yang kita masukkan/tulis kode adalah kalimat yang saya blok warna merah.

Jika bingung perhatikan urutannya seperti gambar dibawah ini :

b. Membuat Disposisi Pegawai Secara Otomatis

Tepat di kotak Id_Disposisiklik kanan selanjutnya pilih Build Event lalu pilih Code Builder lalu ubah BeforeUpdate menjadi AfterUpdate lalu masukkan kode berikut ini :

Private Sub Id_Disposisi_AfterUpdate()
‘Menampilkan Tanda Silang X sesuai Disposisi
    Omiyan.Value = “”
    Chandra.Value = “”
    Ratna.Value = “”
    Raditya.Value = “”
    Yolanda.Value = “”
    Select Case Left(Id_Disposisi.Value, 1)
    Case “1″
    Omiyan.Value = “X”
    Case “2″
    Chandra.Value = “X”
    Case “3″
    Ratna.Value = “X”
    Case “4″
    Raditya.Value = “X”
    Case “5″
    Yolanda.Value = “X”
    Case “6″
    Omiyan.Value = “X”
    Chandra.Value = “X”
    Ratna.Value = “X”
    Raditya.Value = “X”
    Yolanda.Value = “X”
End Select
End Sub

Perhatikan yang kita masukkan/tulis kode adalah kalimat yang saya blok warna merah.

c. Menampilkan Sifat Surat Secara Otomatis

Tepat di Kotak Id_Sifat_Surat , klik kanan selanjutnya pilih Build Event lalu pilih Code Builder lalu ubah BeforeUpdate menjadi AfterUpdate lalu masukkan kode berikut ini :

Private Sub Id_Sifat_Surat_AfterUpdate()
‘Memunculkan Sifat Surat
    Me.Sifat_Surat = Id_Sifat_Surat.Column(1)
End Sub

Perhatikan yang kita masukkan/tulis kode adalah kalimat yang saya blok warna merah.

4. Membuat Tombol Perintah.

Tombol perintah ini berfungsi dalam mempermudah perekaman data baik untuk tujuan menambah data, menyimpan, resfresh data, menutup form atau membuat menu pencarian.

Untuk caranya silakan buka postingan Tips Microsoft Access : Membuat Form Data dan Foto langkah keempat.